Todos los proyectos de mejora de procesos se ven obstaculizados por agendas saturadas y expertos en la materia (SME) que están “demasiado ocupados para reunirse”. ¿Le ha ocurrido esto? A continuación se presenta un breve caso práctico que muestra cómo Francine, Lean Six Sigma Green Belt, abordó el dilema de programar reuniones con los SME.

El vicepresidente de Recursos Humanos encargó a Francine agilizar su proceso de contratación. Le dieron 6 semanas para completar el proyecto. La investigación inicial mostró que había 6 SME implicados en el proceso, incluidos jefes de proyecto, el CEO y el COO.

Desde el primer momento, Francine supo que reunir a todos estos directivos en una reunión —cualquiera, ya fuera una puesta al día de 1 hora o un Kaizen de 16 horas— sería un reto. Revisa sus calendarios en busca de un momento adecuado para analizar el estado actual (as-is) y desarrollar el modelo del estado actual. ¡Misión imposible! Hay algunos huecos para reuniones cortas, pero ninguno que incluya a todos los SME a la vez.

Es entonces cuando Francine decide que, en lugar de una reunión, utilizaría AI Process Mapper para crear un modelo inicial del proceso de contratación en su estado actual (as-is).

Francine localiza un procedimiento operativo estándar (SOP) existente para la incorporación. Carga el documento SOP en AI Process Mapper y genera rápidamente el modelo as-is que se muestra a continuación.

Tras revisar el modelo, identifica varias oportunidades de mejora, entre ellas el número de actores implicados, el número de decisiones implicadas y estrategias para mejorar la solidez de los candidatos que pasan por el proceso.

En un breve correo electrónico al equipo, Francine explica cómo desarrolló el modelo y describe las oportunidades de mejora. Solicita comentarios de los SME y ahora está trabajando en mejorar el proceso.

Todo esto se completa en menos de 2 días. Programar un evento Kaizen tradicional para desarrollar un modelo as-is habría llevado semanas.

AI Process Mapper elimina los problemas de programación que surgen al celebrar eventos Kaizen tradicionales.

Revoluciona los esfuerzos de mejora al agilizar la definición y creación del modelo as-is. Se pueden utilizar textos, documentos, correos electrónicos y notas para crear un primer borrador del modelo as-is, llevando a los equipos rápidamente a la fase de mejora.