Capturar un flujo de trabajo con Excel
Uso de Excel para crear un documento de proceso o flujo de trabajo
Cada proceso tiene actores y actividades. Hemos creado una plantilla de entrada que facilita la identificación de quién hace qué mediante la tabulación de información sobre los actores y las actividades de un proceso. Esta plantilla es una herramienta excelente para utilizar cuando desee crear un modelo de proceso cuando la documentación esté desactualizada o no exista, o para proporcionarla a expertos en la materia (SME) individuales con el fin de recopilar su comprensión de las actividades en un proceso y su participación en el mismo.
Hay 3 pasos breves para utilizar esta plantilla y crear un modelo de proceso:
Identifique los actores de su proceso. Recomendamos limitar el número de actores a menos de 10, ya que esto facilitará la gestión del proceso y del modelo. Recuerde que los actores no son nombres de personas, sino los títulos organizativos de las personas, sistemas, entidades, etc. que realizan actividades. Introduzca la lista de actores en la columna denominada: Process Actors en la hoja de cálculo Actor Listing.
Una vez definidos los actores, vaya a la segunda hoja de cálculo denominada Activity Listing. En la columna Actor, utilice el menú desplegable para seleccionar un actor. En la columna situada junto al actor introducido, denominada Activity, introduzca la actividad que el actor ejecuta en el proceso. Asegúrese de comenzar con el primer actor de su proceso e intente introducir cada actor y su actividad correspondiente en secuencia. Coloque solo una actividad en cada celda de actividad. Si un actor realiza una serie de actividades, introduzca cada actividad en una celda individual. IMPORTANTE: Asegúrese de utilizar verbos de acción para describir la actividad que se está realizando. Cuando el proceso pase a un actor diferente, identifique el nuevo actor en la columna Actor y continúe introduciendo las actividades asociadas. Una vez identificados todos los actores y actividades, utilice la opción Guardar como del menú de archivo para guardar la hoja de cálculo como PDF. Esto debe hacerse desde la pestaña Activity Listing.
Inicie sesión en su cuenta de AI Process Model y cargue el listado en PDF que acaba de crear con los actores y las actividades. Envíe el archivo para crear su modelo de proceso.
Haga clic para descargar la plantilla de entrada de proceso:
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